A-F-S erfasst den tatsächlichen Bestand eines Gebäudes direkt vor Ort. Räume, Möbel, IT-Zubehör, Betriebsmittel, Schlüssel, Zähler und sichtbare Schäden werden nach einer abgestimmten Datenstruktur aufgenommen und eindeutig einem Standort zugeordnet.
Im Leistungsplan können unter anderem folgende Aufgaben enthalten sein: Räume und Nutzungen aufnehmen, Möbel und Ausstattung zählen, IT- und Betriebsmittel zuordnen, QR- und Barcodes verarbeiten sowie Schlüssel und Zählerstände erfassen. Welche Arbeitsschritte tatsächlich enthalten sind, wird nicht pauschal angenommen, sondern anhand von Objekt, Zustand, Menge, Material und gewünschtem Endergebnis festgelegt.
Vor Beginn werden insbesondere Objektbereiche, Nutzung, Gäste- oder Veranstaltungsbetrieb, Zeitfenster vor, während oder nach dem laufenden Betrieb, Zugänge, sensible Bereiche und Ansprechpartner vor Ort abgestimmt. Die vorgesehenen Bereiche sind einsatz- oder nutzungsbereit, Schnittstellen wurden abgestimmt und der Auftraggeber erhält eine klare Rückmeldung über Abschluss und offene Punkte.
